شروع اتوماسیون هوش مصنوعی برای کسب‌وکارهای کوچک

بسیاری از صاحبان کسب‌وکار فکر می‌کنند هوش مصنوعی و اتوماسیون فقط برای شرکت‌های بزرگ با تیم داده و بودجه‌ی سنگین است. در عمل اغلب برعکس است. کسب‌وکار کوچک هزینه‌ی کار تکراری را شدیدتر حس می‌کند، چون هر ساعتی که صرف انتقال دستی داده بین سیستم‌ها یا پاسخ دادن به یک سؤال تکراری مشتری می‌شود، از وقت صاحب کسب‌وکار یا یک تیم بسیار کوچک کم می‌شود. با رویکرد درست، حتی کسب‌وکاری با چند کارمند هم می‌تواند هر هفته چند ساعت آزاد کند و خطاهای دستی پرهزینه را کم کند.

نکته این است که بیشتر پروژه‌های اتوماسیون ناموفق به یک دلیل شکست می‌خورند: از یک ابزار شروع می‌کنند نه از یک مسئله. این راهنما راه قابل‌اعتمادتری برای شروع نشان می‌دهد. توضیح می‌دهد اتوماسیون و هوش مصنوعی برای کارهای روزمره‌ی اداری چه معنایی دارند، چطور اولین فرایند را انتخاب کنید، چه چیزی را بسنجید و کی به توسعه‌ی سفارشی نیاز پیدا می‌کنید.

اتوماسیون و هوش مصنوعی یک چیز نیستند

جدا کردن دو ایده‌ای که اغلب با هم قاطی می‌شوند کمک می‌کند. اتوماسیون یعنی کاری طبق قاعده‌هایی که شما تعریف می‌کنید خودکار انجام شود: وقتی مشتری فرم را پر کرد، یک ردیف در جدول بساز، ایمیل تأیید بفرست و به فرد درست اطلاع بده. قابل پیش‌بینی و تکرارپذیر است. هوش مصنوعی، به معنایی که امروز بیشتر کسب‌وکارها استفاده می‌کنند، یک مدل زبانی یا سیستم مشابه است که می‌تواند متن را بخواند، خلاصه کند، دسته‌بندی کند یا پیش‌نویس بنویسد و ورودی نامرتبی را که قاعده‌های ثابت از پسش برنمی‌آیند مدیریت کند.

مفیدترین راه‌حل‌ها اغلب هر دو را ترکیب می‌کنند. اتوماسیون اطلاعات را بین سیستم‌ها با اطمینان جابه‌جا می‌کند و هوش مصنوعی بخش‌هایی را که به فهمیدن نیاز دارند انجام می‌دهد، مثل خواندن یک ایمیل ورودی، تشخیص موضوع آن و نوشتن پیش‌نویس پاسخ برای تأیید یک انسان. دانستن این‌که کدام بخش به کدام ابزار نیاز دارد پروژه را ارزان‌تر و امن‌تر نگه می‌دارد، چون هر جا قاعده‌ی ساده کافی است، قابل‌اعتمادتر از هوش مصنوعی است.

اول اولین فرایند درست را پیدا کنید

قدم اول انتخاب نرم‌افزار نیست؛ پیدا کردن کارهای تکراری و وقت‌گیر است. یک هفته کارهایی را که شما یا تیمتان تکرار می‌کنید یادداشت کنید، تقریباً هر چند وقت یک بار انجام می‌شوند و چقدر زمان می‌برند. بعد دنبال کارهایی بگردید که پرتکرارند، وقت واقعی می‌گیرند، مراحل نسبتاً روشنی دارند و وقتی دستی انجام می‌شوند خطا یا تأخیر ایجاد می‌کنند.

نامزدهای خوب برای شروع چند ویژگی مشترک دارند: ورودی به شکل یکسانی می‌رسد، خروجی مطلوب به‌راحتی قابل توصیف است و اشتباه فاجعه‌بار نیست یا پیش از اهمیت پیدا کردن توسط یک انسان بررسی می‌شود. نامزدهای ضعیف، فرایندهایی هستند که دائماً تغییر می‌کنند، به قضاوتی وابسته‌اند که فقط یک نفر دارد یا تصمیم‌های حساس مثل تعهد حقوقی و بازپرداخت را شامل می‌شوند.

چهار جای عملی برای شروع

پاسخ به سؤال‌های مشتری. یک دستیار ساده می‌تواند به سؤال‌های پرتکرار مثل ساعت کاری، قیمت، زمان تحویل و روش سفارش جواب بدهد و موارد پیچیده یا احساسی را به انسان بسپارد. پاسخ‌های واقعی و تأییدشده‌ی خودتان را به آن بدهید تا سیاست‌هایی از خودش نسازد.

سفارش، فاکتور و کارهای کاغذی. وقتی ابزارهای موجودتان به هم وصل شوند، خیلی از مراحل خودکار می‌شوند. فرم سفارش می‌تواند فاکتور بسازد، جدول موجودی را به‌روز کند و تأییدیه بفرستد بدون این‌که کسی همان داده را دوباره تایپ کند. این نوع اتوماسیون اداری اغلب پربازده‌ترین نقطه‌ی شروع است چون هم خطا را برمی‌دارد و هم زمان.

محتوا و گزارش‌دهی. مدل‌های زبانی می‌توانند پست شبکه‌های اجتماعی پیش‌نویس کنند، اعداد فروش هفتگی را خلاصه کنند، یادداشت جلسه آماده کنند یا پیش‌نویس اولیه‌ی ایمیل‌های روتین بنویسند. قاعده این است که یک انسان قبل از رسیدن نتیجه به مشتری آن را بررسی و تأیید کند.

مدیریت سرنخ‌های فروش. درخواست‌های جدید را می‌توان خودکار ثبت کرد، بر اساس نوع برچسب زد، با پاسخ سریع تأیید کرد و به عضو درست تیم رساند تا هیچ مشتری بالقوه‌ای روزها منتظر پاسخ نماند.

انسان را در چرخه نگه دارید

به‌خصوص در ابتدا، فرایند را طوری طراحی کنید که یک انسان هر چیز مهم را بررسی کند. بگذارید سیستم آماده کند، مرتب کند و پیش‌نویس بنویسد و انسان تأیید کند. این کار بیشتر صرفه‌جویی زمانی را به شما می‌دهد و در عین حال احتمال رسیدن یک اشتباه با ظاهر مطمئن به مشتری را کم می‌کند. وقتی شواهد داشتید که یک مرحله‌ی خاص قابل‌اعتماد است، می‌توانید مرحله به مرحله به آن استقلال بیشتری بدهید.

قبل و بعد را اندازه بگیرید

اتوماسیون باید هزینه‌ی خودش را برگرداند و بدون عدد نمی‌توانید بفهمید این اتفاق افتاده یا نه. قبل از تغییر هر چیزی ثبت کنید فرایند الان چقدر زمان می‌برد، هفته‌ای چند بار اجرا می‌شود، خطا هر چند وقت یک بار پیش می‌آید و مشتری با چه سرعتی پاسخ می‌گیرد. بعد از راه‌اندازی مقایسه کنید. معیارهای مفید عبارت‌اند از ساعت صرفه‌جویی‌شده در هفته، نرخ خطا، زمان پاسخ و در صورت لزوم تعداد سرنخ یا سفارش مدیریت‌شده. اگر تغییر صرفه‌جویی کمی داشته باشد، این هم اطلاعات ارزشمندی است؛ می‌توانید اصلاح کنید یا متوقف شوید، به‌جای این‌که از روی ایمان ادامه دهید.

مراقب داده، حریم خصوصی و هزینه‌های پنهان باشید

قبل از وصل کردن اطلاعات مشتری به هر سرویس هوش مصنوعی، بررسی کنید با آن داده چه می‌شود. شرایط ارائه‌دهنده درباره‌ی نگهداری و آموزش را بخوانید، مگر از حفاظت‌ها مطمئن باشید اطلاعات شخصی یا مالی حساس نفرستید و قواعد حریم خصوصی که درباره‌ی مشتریان شما صدق می‌کند را رعایت کنید. همچنین بررسی کنید ابزارهایی که انتخاب می‌کنید واقعاً در منطقه‌ی شما در دسترس و پشتیبانی‌شده باشند و کسب‌وکار به یک حساب کاربری واحد که ممکن است محدود شود وابسته نشود.

هزینه‌ها فقط اشتراک نیستند. هزینه‌های مبتنی بر مصرف با افزایش حجم بالا می‌روند، اتوماسیون‌ها وقتی ابزار متصل تغییر کند به نگهداری گاه‌به‌گاه نیاز دارند و کارکنان کمی زمان برای یادگیری روال جدید لازم دارند. این‌ها را در برآورد خود بیاورید تا صرفه‌جویی‌ای که حساب می‌کنید واقع‌بینانه باشد.

رایج‌ترین اشتباه: اتوماسیون همه‌چیز با هم

بهترین نتیجه از انتخاب یک فرایند مشخص، اندازه‌گیری میزان زمانی که صرفه‌جویی می‌کند و بعد رفتن سراغ بعدی به دست می‌آید. تلاش برای خودکار کردن چند فرایند پیچیده هم‌زمان و بدون آزمایش، معمولاً به سردرگمی و کلافگی کارکنان ختم می‌شود. یک موفقیت کوچک که همه ببینند، اعتمادی را هم می‌سازد که برای تغییرهای بزرگ‌تر لازم دارید.

برنامه‌ی ساده‌ی ۳۰ روزه

در هفته‌ی اول، کارهای تکراری را فهرست کنید و با معیارهای بالا یک نامزد انتخاب کنید. در هفته‌ی دوم مراحل فعلی را مستند کنید و اعداد پایه را ثبت کنید. در هفته‌ی سوم یک نسخه‌ی اول را بسازید یا پیکربندی کنید، با بررسی خروجی توسط یک انسان. در هفته‌ی چهارم، نتیجه را بسنجید، بازخورد تیم را بگیرید و تصمیم بگیرید گسترش بدهید، اصلاح کنید یا متوقف شوید. این ریتم معتدل آن‌قدر کند است که امن باشد و آن‌قدر سریع که ارزش واقعی را نشان بدهد.

کی به کمک سفارشی نیاز دارید

ابزارهای آماده و بدون‌کد برای بسیاری از گردش‌کارها کافی‌اند. وقتی فرایند شما باید به سیستم‌های داخلی وصل شود، اسناد فارسی را با اطمینان پردازش کند، قواعد کسب‌وکاری غیرمعمول را دنبال کند یا با حجمی اجرا شود که ابزارهای عمومی از پسش برنمی‌آیند، راه‌حل سفارشی مقرون‌به‌صرفه‌تر از وادار کردن یک ابزار عمومی به تطبیق است. اینجا چت‌بات و اتوماسیون گردش‌کار و یکپارچه‌سازی سفارشی وارد می‌شوند؛ خدمات اتوماسیون کسب‌وکار و هوش مصنوعی ما دقیقاً برای همین موارد ساخته شده است. اگر مطمئن نیستید از ابزارهای عمومی فراتر رفته‌اید یا نه، مقاله‌ی چه زمانی کسب‌وکار شما به یک محصول دیجیتال اختصاصی نیاز دارد به تصمیم‌گیری کمک می‌کند و مشاوره‌ی فنی ما می‌تواند وضعیت شما را بررسی کند.

کوچک شروع کنید، نتیجه را بسنجید و تدریجی رشد دهید. این رویکرد ساده همان چیزی است که اتوماسیون را سودآور می‌کند، به‌جای این‌که یک هزینه‌ی دیگر شود.